Hieronder vindt u het Privacy Statement van het Coolworld-concern, een 100% dochteronderneming van Crystallum BV. Via dit Privacy Statement informeert Coolworld u over de wijze waarop zij omgaat met uw persoonsgegevens.

Verwerking van persoonsgegevens door Coolworld

Voor Coolworld is de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Coolworld respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld. Coolworld treedt voor deze gegevens op als de verwerkingsverantwoordelijke.

Coolworld verwerkt persoonsgegevens die u offline verstrekt via onder andere formulieren en (telefonische) gesprekken, en persoonsgegevens die u online verstrekt via onder andere:

• het invullen van formulieren op de website en/of de applicaties van Coolworld;
• het bezoeken van de website;
• het gebruiken van applicaties;
• het melden van overtredingen;
• het contacteren van Coolworld;
• het versturen van sollicitaties;
• het klikken op social media hyperlinks;
• het geven van feedback.

Daarbij verzamelt en verwerkt Coolworld volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

• identificatie- en contactgegevens: voornaam, familienaam, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer;
• professionele gegevens: naam bedrijf, BTW-nummer, professioneel adres, telefoonnummer;
• plaats: uw postadressen/of andere plaats waar de diensten zullen worden uitgevoerd of de website zal worden gebruikt;
• betaalgegevens: bankrekeningnummer, facturatiegegevens;
• gegevens in het kader van sollicitaties: naam huidige werkgever, functie(titel), inhoud CV;
• cookies en soortgelijke technologieën;
• logbestanden bij het gebruik van onze diensten;
• metagegevens;
• analytische gegevens;
• andere persoonsgegevens die u meedeelt bij uw vraag, opmerking, klacht, bestelling, etc.

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden

Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

1. het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
2. het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
3. het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
4. het in contact kunnen treden met u en reageren op door u gestelde vragen;
5. het informeren van u over nieuwe producten en/of diensten en aanbiedingen van Coolworld;
6. het verbeteren van de website en dienstverlening van Coolworld;
7. het tonen van relevante en gerichte advertenties op de online kanalen en op websites van derden;
8. het kunnen versturen van direct marketing, waaronder het verzenden van digitale nieuwsbrieven en andersoortige berichten die u per e-mail worden verzonden;
9. het behandelen van sollicitaties en opvullen van vacatures;
10. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
11. het voldoen aan verzoeken door overheidsinstanties;
12. het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht.

De rechtsgrond voor de hiervoor benoemde verwerkingsdoeleinden is gelegen in:

• de door u gegeven toestemming;
• het uitvoeren van de door u gevraagde precontractuele maatregelen en/of het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen; en
• de behartiging van gerechtvaardigde belangen van Coolworld of van een derde.

Voor de hiervoor als 2 t/m 10 genummerde doeleinden beroept Coolworld zich op de grondslag van het gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Het gerechtvaardigd belang van Coolworld is in die gevallen gelegen in controle, onderzoek en analyse van de website, het diagnosticeren en verhelpen van technische problemen, het doen van statistisch en analytisch onderzoek, voor marketingdoeleinden en het voeren van gedegen administratie. U kunt zich tegen deze verwerkingen verzetten op grond van het recht van bezwaar. Meer informatie over dat recht vindt u verderop in deze verklaring.

Wanneer Coolworld uw gegevens verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Coolworld zal de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.

Bewaartermijn

Coolworld bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Op basis van haar administratieplicht dient Coolworld bepaalde gegevens gedurende zeven jaar te bewaren.

Persoonsegevens kunnen langer dan de aangegeven periode worden opgeslagen in het geval van een (dreigend) juridisch geschil met u of andere juridische procedures, of indien het langer bewaren is verplicht bij wet. Als de door de wet voorgeschreven opslagperiode verstrijkt, worden de persoonsgegevens verwijderd, tenzij verdere opslag door Coolworld noodzakelijk is en hiervoor een wettelijke basis bestaat.

Doorgifte aan derden

Voor een optimale dienstverlening deelt Coolworld uw persoonsgegevens met haar partners. Denk hierbij aan partners die haar website en e-mailsysteem onderhouden. Deze partners verwerken de persoonsgegevens slechts op instructie en ten behoeve van Coolworld en worden door Coolworld verplicht om te voldoen aan de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens als onderdeel van klantgegevens binnen het Coolworld-concern worden gedeeld.

In de volgende gevallen deelt Coolworld uw persoonsgegevens met derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden (verder) verwerken:

• Indien u voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking (ingevolge art. 6 lid 1 sub a AVG);
• Indien de doorgifte noodzakelijk is voor het (laten) behandelen van (juridische) geschillen en procedures (op grond van art. 6 lid 1 sub f AVG);
• Bij het (laten) uitvoeren van een fraudeonderzoek (art. 6 lid 1 sub f AVG);
• Voor de noodzakelijke bescherming van rechten of vrijheden van u, Coolworld of derden (op grond van art. 6 lid 1 sub d AVG);
• Bij een fusie, acquisitie of verkoop van alle of een deel van de activa van Coolworld (art. 6 lid 1 sub f AVG).

De betreffende partijen verwerken de gegevens verder overeenkomstig hun eigen privacy statement.

Coolworld kan uw gegevens ook delen met Google, in het kader van het advertentienetwerk Google Ads. Het doeleinde hierbij is om direct marketing te optimaliseren. In dit proces kan Coolworld uw e-mailadres(sen), telefoonnummer(s) en voor- en achternamen delen, welke Google vervolgens koppelt aan uw Google account. Om uw gegevens tijdens de verwerking vertrouwelijk en veilig te houden, worden de gegevens gehasht.

Verder zal Coolworld uw persoonsgegevens in principe niet verstrekken aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek uw persoonsgegevens bij Coolworld opvraagt. Coolworld onderzoekt altijd in hoeverre zij daadwerkelijk medewerking dient te verlenen aan een dergelijk verzoek, en zal erop toezien dat deze verstrekking tot het strikt noodzakelijke beperkt zal zijn.

Internationale gegevensdoorgifte

Uw gegevens worden in beginsel binnen de grenzen van de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt, alsmede in Zwitserland. Uw gegevens kunnen worden overgedragen naar of geraadpleegd worden vanuit landen binnen de EER en de Verenigde Staten van Amerika (VS). Voor zover een doorgifte van persoonsgegevens naar andere landen buiten de EER (derde landen) plaatsvindt, neemt Coolworld maatregelen ter waarborging van een passend beschermingsniveau. Coolworld baseert de doorgifte naar derde landen, waar mogelijk, op een adequaatheidsbesluit dat is vastgesteld door de Europese Commissie. Indien de Europese Commissie voor een derde land geen adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld, neemt Coolworld passende waarborgen door de doorgifte te baseren op en te voldoen aan door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Voor de doorgifte naar Zwitserland geldt dat Coolworld zich baseert op een adequaatheidsbesluit.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Coolworld maakt geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming. Coolworld kan ten behoeve van direct marketing wel gebruik maken van profilering. Om de direct marketing zo doelmatig mogelijk in te zetten, en spam daarbij te voorkomen, stelt Coolworld op voorhand bedrijfsprofielen op. Hierbij ligt de focus niet op u als bezoeker, maar op het bedrijf waarvoor u werkt. Zo kan Coolworld kwalitatieve contacten leggen, relevante advertenties bieden aan relevante klanten en prospects, en kanalen optimaliseren. Bij dit proces kan Coolworld gebruik maken van derden-partners. Coolworld maakt slechts gebruik van profilering op doelgroepniveau door de diensten van het eerder genoemde Google Ads en de hierna te noemen diensten van Leadinfo.

Leadinfo

Coolworld gebruikt de diensten van Leadinfo B.V. om bedrijfsprofielen te bouwen en direct marketing te verbeteren. Met uw toestemming plaatst Leadinfo third-party cookies op de website van Coolworld, waarmee zij uw IP-adres registreert (zie ook ons Cookiestatement). Hiermee kan Leadinfo een bedrijfsprofiel opbouwen. De focus ligt hierbij niet op uw klantgegevens, maar op de gegevens van uw bedrijf. Dit zijn dan ook de gegevens die worden opgeslagen in het CRM van Coolworld.

Cookies

Op de website kan gebruik gemaakt worden van cookies. Als u de website van Coolworld bezoekt wordt uw IP-adres automatisch opgeslagen in de logbestanden van de webserver. In dat kader kan Coolworld ook gegevens delen met derden. Zie voor meer informatie over cookies, derden en hun privacy statement het Cookiestatement.

Opt-out via YourOnlineChoices

Wilt u liever niet dat uw gegevens worden gebruikt voor advertentiedoeleinden, en dat er geen cookies worden geplaatst? Dit kunt u dan bij Coolworld aangeven. Zie hiervoor ook het Cookiestatement van Coolworld. U kunt voor deze opt-out ook gebruik maken van de dienstverlening van YourOnlineChoices. Op de website van deze vereniging zonder winstoogmerk kunt u alle cookies die worden gebruikt voor interest based advertising uitzetten.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Coolworld neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. In dat kader treft Coolworld onder andere (doch niet limitatief) beveiligingsmaatregelen als toegangscontrole met een wachtwoord, automatische logging van toegangen en wijzigingen, encryptie van wachtwoorden en een beveiligd intern netwerk. Onze veiligheidsmaatregelen worden voortdurend verbeterd in lijn met technologische ontwikkelingen. Op verzoek geven we u graag meer gedetailleerde informatie. Neem daarvoor contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming.

Uw rechten

Op basis van de toepasselijke wetgeving heeft u ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens diverse rechten:

·        Inzagerecht (art. 15 AVG): het recht om de door Coolworld van u verwerkte persoonsgegevens in te zien.

·        Recht op rectificatie (art. 16 AVG): indien de persoonsgegevens die wij over u bewaren onjuist zijn, heeft u het recht om ons te vragen alle onjuistheden te verbeteren.

·        Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG): het recht om al uw persoonsgegevens te laten verwijderen (behalve in gevallen waar het onmogelijk is uw gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld om een transactie te bewijzen of wanneer dat wettelijk vereist is).

·        Recht van bezwaar (art. 21 AVG): het recht om vanwege uw specifieke situatie bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Een bezwaar tegen de verwerking voor bijvoorbeeld direct marketingdoeleinden zal Coolworld altijd honoreren.

·        Recht op beperking (art. 18 AVG): voor zover de juistheid van de gegevens door u wordt betwist, heeft u onder omstandigheden het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kort gezegd in dat Coolworld de verwerking van de gegevens tijdelijk ‘bevriest’.

·        Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): het recht om de bij Coolworld opgeslagen en u betreffende gegevens in een gewoon, machinaal leesbaar formaat over te dragen, of om verzending aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te vragen.

Het uitoefenen van de bovenstaande rechten is kosteloos, behoudens gevallen van misbruik. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met Coolworld op te nemen via de contactgegevens onderaan dit Privacy Statement.

Functionaris gegevensbescherming

Coolworld heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert Coolworld over de privacywetgeving. De FG is onafhankelijk en geniet wettelijke ontslagbescherming. De FG rapporteert rechtstreeks aan de hoogste leidinggevende van Coolworld. De FG is bovendien de contactpersoon voor alle vragen die over privacy gaan, zowel voor u als betrokkene als voor de toezichthouder. U kunt de FG bereiken door een e-mail te sturen aan privacy@coolworld-rentals.com.

Wijzigingen

Als onderdeel van de ontwikkeling privacywetgeving en technologische of organisatorische veranderingen, wordt het privacybeleid van Coolworld regelmatig beoordeeld om te beoordelen of deze moet worden aangepast of aangevuld. Dit Privacy Statement kan derhalve worden gewijzigd. Wijzigingen worden gepubliceerd op de website van Coolworld, waarop Coolworld steeds het meest actuele Privacy Statement beschikbaar stelt. Het verdient aanbeveling om het Privacy Statement geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent en blijft.

Coolworld kan persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet vermeld staan in dit Privacy Statement. Voor zover deze verdere verwerking niet verenigbaar is met het doel waarvoor deze aanvankelijk van u zijn verzameld, zal Coolworld u vooraf informeren over deze nieuwe doeleinden.

Vragen en klachten

Mocht u een vraag of klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, of als u zich op een van uw rechten wenst te beroepen, vraagt Coolworld u hierover contact met Coolworld op te nemen. Dat kan via het contactformulier op de website van Coolworld of door een e-mail te sturen aan privacy@coolworld-rentals.com. Ook kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Coolworld door een e-mail te sturen aan privacy@coolworld-rentals.com.

Op naleving van de privacywetgeving wordt toegezien door een nationale toezichthoudende autoriteit. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (art. 77 AVG). Ook kun je bij de toezichthoudende autoriteit terecht met vragen over de privacywetgeving. Je kunt altijd contact opnemen met de leidende toezichthoudende autoriteit.